În activitatea de transport și logistică, succesul depinde în totalitate de realizarea indicatorilor KPI vizați și de îndeplinirea cerințelor Clienților. Dacă este necesar un vehicul de flotă externă, intră în permanență problema alegerii transportatorilor de încredere - care vor livra mărfuri în condiții de siguranță și la timp. "Lista neagră" a modurilor în care purtătorii pot să meargă greșit pare a fi nesfârșită: anularea încărcării, furtul, deteriorarea bunurilor și comportamentul neetic, pentru a numi câteva. Singura întrebare care contează, totuși, este cum să evităm înșelătorii și astfel să garantăm Clienților servicii de transport de înaltă calitate.
Am discutat cu experți de la furnizorul internațional de transport și logistică AsstrA-Associated Traffic AG cu privire la procesul de selecție a operatorilor de transport.
Cum alege AsstrA potențialii parteneri?
Vladimir Efremov, COO, Director Adjunct pentru Managementul Relatiilor cu Furnizorii la AsstrA Management: "Există două modalități prin care achiziționăm noi furnizori. În primul rând, atunci când transportatorul propune cooperarea fie completând formularul adecvat pe site-ul nostru, contactând unul dintre birourile noastre, fie întâlnindu-ne la târguri precum TransRussia sau BreakBulk Europe. În al doilea rând, atunci când dezvoltăm noi afaceri sau în care ne lipsește un vehicul de parc pe un anumit traseu sau la o nouă destinație, departamentul nostru de vânzări sau unitățile operaționale pot ajunge la furnizori identificați ca îndeplinind anumite cerințe."
Care sunt cerințele minime pentru furnizori în prima etapă?
Vladimir Efremov:
Fiecare companie de transport și logistică care oferă produse și servicii de calitate adecvată la prețuri rezonabile poate deveni un furnizor AsstrA. Selectăm cele mai bune oferte în ceea ce privește prețul și calitatea. Vehiculele adecvate și nivelurile de calitate a serviciilor sunt cerințele de bază. Apoi verificăm conformitatea și analizăm datele. Ulterior, transportatorul potențial devine un furnizor actual AsstrA.
Michał Młynarski, șef interimar al Diviziei de Management al Relațiilor cu Furnizorii: "În practică, totul depinde de cerințele unui client dat și de tipul de transport implicat. În primul rând, ar trebui să determinăm dacă putem colabora cu o companie de transport de xpediere sau dacă ar trebui să furnizăm propriile noastre vehicule. De asemenea, trebuie să ne amintim vârsta și starea vehiculului flotei, dacă transportatorul are permisele și așa mai departe. Cerințele noastre de bază includ respectarea standardelor de mediu Euro-5 și Euro-6 și acoperirea valabilă a asigurării de răspundere civilă a transportatorului. Inițial, concentrându-ne pe aceste două cerințe, obținem un număr semnificativ de transportatori potențiali."
Ce verificări efectuează transportatorul în timpul fazei inițiale de revizuire?
Michał Młynarski:
Procesul de verificare a operatorilor de transport începe în cadrul departamentului de gestionare a relațiilor cu furnizorii (SRM). Specialiștii AsstrA verifică documentele de înmatriculare ale transportatorului, licențele și asigurarea de răspundere civilă. În acest stadiu, se verifică capacitatea efectivă a transportatorului de a asigura expedierea. Verificăm dacă există opțiuni suplimentare de asigurare pentru transportul anumitor grupuri de mărfuri pe anumite rute. Apoi verificăm înregistrarea transportatorului: verificăm informațiile de contact, comparăm numerele de telefon și adresele de e-mail cu informații despre schimburile de transporturi și bazele de date, documentația, precum și în alte surse publice. De asemenea, solicităm trimiteri și verificăm valabilitatea acestora.
Aceste proceduri cuprinzătoare ne ajută să ne asigurăm că facem afaceri cu transportatori legitimi și nu cu fraudatori.
Există restricții pentru noii operatori de transport în ceea ce privește numărul de comenzi sau rute?
Vladimir Efremov:
Noi nu angajăm noi furnizori de transport și logistică atunci când servim Clienții noștri cheie sau transportăm bunuri foarte lichide sau scumpe. Comisionam noi furnizori pentru comenzi de transport simple si directe. La începutul parteneriatelor, trebuie să asigurăm calitatea și fiabilitatea furnizorilor înainte de a începe cooperarea cu seriozitate. Există anumite restricții menite să susțină securitatea companiei. Ne străduim să ne asigurăm că nu mai mult de 30% dintre Clienții noștri sau 15% din traficul pe o bandă comercială se bazează pe un singur furnizor.
Cum se garantează securitatea clientului din punct de vedere juridic?
Vladimir Efremov:
Răspunderea transportatorului pentru evenimente adverse, cum ar fi anularea încărcăturii, deteriorarea vehiculului etc., este stabilită în acordurile cu transportatorul și, în general, în directivele AsstrA pentru colaborarea cu furnizorii. După efectuarea unui transfer, recurgem la un control obligatoriu al controlului calității și evaluăm posibilitățile de cooperare ulterioară cu furnizorul, luând în considerare procentul de întârzieri în transportare.
Cum poate un furnizor să-și stabilească credibilitatea completă?
Michał Młynarski:
Am introdus un sistem de rating. Evaluarea unui transportator se bazează pe mai mulți parametri, inclusiv numărul de comenzi, cifra de afaceri generată în timpul cooperării, dimensiunea flotei, procentul de neconcordanțe (întârzieri), etc. Cu cât evaluarea aceasta este mai mare, cu atât furnizorul este mai fiabil pentru noi.
Grupul AsstrA are o listă neagră de transportatori?
Michał Młynarski:
Da, avem lista noastră neagră de transportatori. Întreprinderile sunt în general plasate acolo din două motive: nerespectarea obligațiilor lor directe din contract (de exemplu, întârzieri, anularea încărcării, lipsa informațiilor despre vehicul)sau faptul că a devenit criminal. Uneori detectăm anomalii (de exemplu, înregistrări false de asigurare sau înregistrări false de mașini) în timp ce verificăm antecedentele. De asemenea, primim informații nesigure despre transportatori din partea Clienților și a asociațiilor profesionale din care facem parte.
Trimitem cu regularitate informații despre escrocherii pe care le detectăm pentru a transporta schimburi și asociații. În cazul în care documentele companiei de transport au fost folosite în mod fraudulos, contactăm transportatorul real și îl avertizăm.
Puteți oferi sfaturi generale despre alegerea unei companii de transport?
Michał Młynarski:
Faceți întotdeauna diligența cu privire la furnizorii dvs., în special în ceea ce privește prezența acestora pe schimburile de transport și în bazele de date de înregistrare. Detaliile de contact nu trebuie să varieze în funcție de sursă. Ar trebui să verificați licențele și documentele din registre și disponibilitatea numerelor de identificare ale mașinilor înregistrate pentru asigurare. Este foarte important să se verifice când societatea a fost înființată și dacă proprietarul acesteia s-a schimbat. Fraudatorii cumpără de multe ori companiile existente de transport și logistică în scopuri criminale. Referințele partenerilor de încredere sau ale asociațiilor profesionale de transportatori sunt, de asemenea, importante.
În general, credeți în fapte și documente, și nu în cuvinte!